番茄工作法

近期工作状态堪忧,上班因摸鱼划水而焦虑,又为了逃避焦虑而进一步摸鱼划水,陷入恶性循环之中。偶然看到有人提到“番茄工作法”,就找来了《番茄工作法图解》这本书认真学习了一番。
书不厚,方法实践性强。其实,很多年前就知道番茄工作法,但看了眼豆瓣评分似乎不是很理想,一直没有纳入视野范围内。


应用“番茄工作法”提升效率,从逻辑上来说,是基于心流状态和全局状态的合理分配。心流状态适合进行深度工作,而全局状态适合进行任务分配与排序。其优点有三个:

  1. 通过分解任务为25分钟一个的番茄钟,可以有效避免拖延。因为超长的任务会带来畏难情绪,分解后更加容易迈出第一步。
  2. 分解后,每次完成一个番茄钟,都会获得成就感,并安排3-5分钟的休息。这种精神奖励,有助于提升工作意愿及效率。
  3. 番茄工作法还设置了评估环节,有助于破解工作中亘古不变的未解之谜——时间都去哪儿了?

流程

番茄钟,就是一个25分钟的时间窗口。具体的任务需要放入1个或多个番茄钟窗口钟。窗口时长(25分钟)是个经验时间长度,应用熟练后可以根据自身情况进行调整。
番茄钟结束后,安排3-5分钟的休息时间。休息的时候,完全脱离工作方面的思考,已到达最大的放松。休息后,开启下一个番茄钟时间窗口,并先重新评估今日待办任务的执行次序。
每执行3个番茄钟,安排一次长时间的休息窗口(30分钟左右)。如此持续下去,直到工作时间结束前,对当日番茄钟应用情况进行评估。
应用番茄钟的前提是建立活动清单,即将所有任务清单化管理,评估每个任务所需要消耗的番茄钟数。首次评估可能不太准确,不过没有关系,后续评估过程中可以进行调整。
每天早上开启工作之前,先从活动清单中挑选出“今日待办”清单,结合优先级和当天可用的番茄钟数进行合理安排。此后,便按照“番茄钟”-“休息”-“番茄钟”的模式进行下去。
执行过程中,会遇到“中断”的出现。
内部中断,即源于自身的中断需求,比如拉屎撒尿,思想开小差等等。应当起来相对容易,在休息窗口尽量排除中断需求的诱因即可,同时注意休息的充分性,已保持良好的精神状态。
外部中断,即外部因素导致的中断需求,比如电话、邮件、来访等等。应对起来比较困难,总的来说就是一个“拖”字。能推迟的都推迟,把新收到的任务加入活动清单;不能推迟而需要立即处理的,直接结束当前的番茄钟,调整“今日待办”清单,重新安排今日工作项目和次序。
还有一种情况,是番茄钟窗口还未结束但任务已完成,此时,可采用“过度学习”的策略,扩展该项任务的深度或广度。
评估部分,有两方面内容:

  1. 活动清单评估
    活动清单本质上是工作任务的缓冲区,但其容量需要收到约束,否则会出现大量“重要而不紧急”的任务拖延成了“重要又紧急”的任务。
    一般来说,容量可以参照一周的总番茄钟数量来设定。如果任务总量超出了容量约束,则需要反思一下问题出在哪里。
  2. 执行情况评估
    每天番茄钟情况、中断情况需要每天收集汇总,分析执行情况。从数据方面,可以看出工作效率方面或是时间安排方面的趋势。

效果

根据近一个月的使用情况来看,番茄钟确实可以提升专注度。一口气完成几个番茄钟后,往往有种精疲力竭的感觉。拆分任务后,也比较容易迈出第一步,正所谓好的开始是成功的一半。
另一方面,所谓的效果评估只是停留在评估层面上。对于改进还是要靠自己想办法,比如外部中断,本质上没有特别好的应对手段。因此,统计分析数据本身花费得时间就有点儿不划算,建议使用专用得程序或者Excle自动统计。
3分钟的休息也是槽点。这么短的时间,只能来个倒计时,千万不能刷手机,否则15分钟就这么过去了……
另外,拖延症本质上,会拖延进入番茄钟的时间。这个在后期面对存在抵触情绪的任务时比较明显。这种情况还是要从难到易开始工作比较好,先把最难做的任务处理掉,当天其它任务就不在话下啦!

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